Quelle est l’utilité de la signature électronique ?
Une signature électronique a pour objectif de prouver à un tiers qu’un document a été approuvé par une personne identifiée. En effet, la signature numérique permet de vérifier l’identité de l’auteur du fichier, mais aussi de garantir que le contenu du fichier n’a pas été supprimé ou modifié.
Tous les types de documents numériques ont la possibilité d’être signés électroniquement : les documents .doc, .pdf, .jpg, etc. De ce fait, cette solution numérique apporte un avantage considérable pour une entreprise car elle permet de faire signer un grand nombre de documents : des bons de commande, des devis, des fiches de paie, etc. De plus, c’est un gain de temps considérable pour l’entreprise avec une signature électronique quasiment instantanée et à distance. En effet, elle n’a plus besoin de scanner ou encore d’imprimer les documents pdf. Ensuite, elle permet de faire des économies, car le matériel pour faire signer un document représente un coût à l’entreprise. Et enfin, signer électroniquement permet de préserver l’environnement en abandonnant l’utilisation du support papier, car il faut appliquer la dématérialisation pour un meilleur développement durable.
Quel est le cadre juridique de la signature électronique ?
La signature électronique est un système numérique qui permet d’identifier clairement le signataire et de confirmer formellement son lien avec le document qu’il a signé. La valeur juridique de la signature électronique diffère en fonction des pays où l’entreprise exerce son activité. En France, la signature électronique présente la même valeur qu’une signature manuscrite. On peut la définir comme un procédé fiable d’identification qui garantit à un tiers son lien avec l’acte auquel il s’attache. En cas de litige, ce document numérisé peut être considéré comme une preuve par la justice. En revanche, dans certains cas, la signature électronique est considérée de preuve seulement si elle est de type qualifié. Une signature de type qualifié possède le plus haut niveau en termes de sécurité, elle délivrée par un prestataire de services de certification électronique comme les notaires par exemple. Si vous ne possédez pas le type qualifié, le type qualifié est intéressant. Dans ce cas, l’horodatage peut servir pour une entreprise, ce système certifie que le fichier a été acté à une date et une heure précise mais surtout qu’il n’a pas été modifié depuis le moment précis où le document a été signé. C’est pourquoi, il est important d’utiliser l’option d’horodatage au sein de sa plateforme de signature électronique.
Comment adopter la signature électronique ?
Premièrement, il faut sélectionner son type de signature : avancé, qualifié ou simple. Pour une entreprise, il est préférable de choisir la signature électronique de niveau avancé. De ce fait, il est nécessaire de prendre contact avec un prestataire de service de signature électronique de type avancé et qui propose une certification électronique. Plusieurs prestataires proposent des offres adaptées pour les besoins des entreprises, ces offres sont généralement sous la forme d’un abonnement mensuel ou annuel avec des tarifs différents. L’entreprise LiveConsent propose une solution de signature électronique de niveau avancé. En effet, elle offre un niveau avancé en termes de sécurité (avec la demande d’un code PIN), d’authentification, d’intégrité de document et d’identification pour le signataire. De plus, LiveConsent applique l’horodatage électronique.
Une fois l’adoption de la signature électronique, il suffit de faire la demande de signature d’un document ou alors de signer un document. Cet acte est simple, il suffit de mettre en route le programme dédié à la signature électronique en fonction du prestataire choisi. Il ne manque plus qu’à finaliser l’action et le document est signé.